首先，管理者需要以事实作为依据和基础；其次要保证信息的来源真实可信，不能一叶障目，仅仅听了某一个下属的一面之词就去夸奖，要给每一个下属正确的定位。如何掌握好分寸，需要注意四点内容。
第一，对缺点明显的下属要公正。
团队中的每个成员都有各自的差异，正如十个手指伸开不是一般长的道理。只不过有的下属缺点比较明显，比如工作能力差、人际关系差、不太会和上级沟通等，通常具备这些缺点的下属很容易让管理者讨厌，就会造成一些管理者先入为主，对他们存在着误解和偏见，乃至于对这类下属的默默无闻视而不见，甚至当下属已经成长了，克服了一些缺点之后，仍然带着老眼光去看待对方，不去夸奖他们的进步，认为成绩已经被他们的缺点“中和”了。
事实上，缺点明显的下属更需要夸奖，因为夸奖是一种力量，能够督促下属不断改进自己，同时也能对他们的微小进步进行鼓励，管理者如果戴着有色眼镜看人，就会让这类下属失去进步的动力和空间，会将原本并不严重的问题激化。而且在大多数人心中，管理者夸奖的下属都是缺点较少、优点突出的人，所以当某个下属得到管理者的夸奖之后，会不由自主地改进自身的缺点，力求成为更完美的人。从这个角度来看，越是缺点多的下属越应当通过这种方式加速他们的成长。